軟件正版化內部審查怎么做

現代企業離不開軟件，隨著企業逐步對圖片、字體、視頻版權的關注，軟件已經取代前者成為企業經營風險中的潛在“雷區”。涉及互聯網的軟件安全更是《網絡安全法》約束范疇，更是企業經營過程中應盡的義務，企業不作為的風險遠超圖片、字體、視頻等。因此，企業進行軟件版權風險的治理，使用正版軟件是勢在必行的。

軟件正版化內部審查應該怎么做呢？

一句話描述：軟件正版化內部審查必須要多部門聯合主導、全體員工共同參與，建立相關管理制度并經?；仡櫃z查。

具體來說：

第一步：組織常用軟件申報

公司組織所有員工全部清查辦公電腦、公司服務器（虛擬主機）中安裝的計算機軟件，分PC軟件和互聯網軟件（含在線工具）一并上報。上報中至少應包含：軟件名稱、軟件版本、署名人（署名公司）、官方網站等。從PC電腦中的壓縮工具、桌面日歷到WPS、photoshp，到開發人員的工具軟件、數據庫再到服務器環境軟件均屬于必須上報的范疇。

這一步可以由綜合行政部門負責，IT部門（崗位）進行專業指導，盡量杜絕漏報的現象。

第二步：開展軟件授權審查

匯總全公司的所有軟件按照是否需要付費，粗略分為：免費、付費、未知三類，分別進行授權審查。

對免費軟件：審查用戶授權許可協議（一般在安裝步驟中，或者軟件官網中），已經公司的當前使用是否符合許可協議的約定，如否則按照許可協議進行整改。對許可協議中不允許免費商用以及約定不明，甚至沒有明確許可協議的軟件，應選用其他軟件替代。

以米拓企業建站系統（MetInfo）為例：《最終用戶授權許可協議》中許可用戶將軟件免費用于商業場景，要求保留版權標識。則審核的重點轉移到公司在使用過程中是否保留了版權標識，如是，則可以繼續使用；如否，則應恢復版權標識后，方可繼續使用。

對收費軟件：審查軟件具體的購買合同，重點審查內容：合同約定的使用方式、合同中關于知識產權侵權風險的分配、供應商（賣方）情況（存續與否，是否可聯系等），有條件的企業應審查供應商的軟件來源。 

以米拓信息的收費產品為例：合同中約定了“如因乙方（米拓）產品所使用的技術或產品本身侵犯其他第三方知識產權，甲方（買方）不因使用乙方（米拓）產品而承擔任何法律責任（甲方使用乙方演示數據而造成的侵權除外）”，這類條款保障了買方的權益，說明米拓信息的產品是一款可以放心使用的軟件。

對于公司超出合同約定使用收費軟件的情況應予以整改，需要購買的安排購買。對于合同中知識產權侵權風險分配不明的，應安排相關部門簽訂補充協議，不能補充的應考慮替代。對供應商失聯、供應商軟件來源異常的情況，應安排替代。

對未知是否需要付費的軟件：應指定IT部門先確定軟件名稱、署名人等信息是否錯誤，如錯誤則更正之后重新確認。對于不具備審查條件的國外軟件，應考慮國產替代。確實無法替代的須聯系軟件作者，確認商用授權的相關要求。

第三步、建立使用正版軟件的制度和正版軟件清單

在前兩項工作的基礎上，企業須建立使用正版軟件的管理制度。管理制度應該涵蓋所有的辦公場景，包含辦公室的專用電腦、公司服務器，以及居家辦公、出差辦公等臨時使用的場景。管理制度中應涵蓋正版軟件清單，在辦公場景中僅許可使用清單中的軟件。管理制度中還應有新的軟件申報機制，對于新的軟件按照第二步的標準審查通過后，納入正版軟件清單方可使用。

第四部、進行員工培訓和軟件清理

由人力資源部門牽頭，進行對以上制度和清單進行培訓，讓員工學習、了解、理解使用正版軟件的必要性，并簽訂使用正版軟件的承諾書。有條件的公司可以將相關制度和承諾書納入員工手冊管理。同時由IT部門指導，對清單外的軟件進行卸載和替代。

以米拓信息為例：在進行軟件替代的過程中，米拓啟用了國產操作系統替代windows，在此過程中由開發部門進行了一系列的支撐和指導，保證普通文員也能用好以Linux為內核的國產操作系統。

五、定期回顧

由行政管理部門或者IT部門定期檢查，按照正版軟件清單逐人、逐電腦（服務器）進行清理確認。